Penyusunan Organisasi, Proses Departementasi, Pendelegasian Wewenang dan Hal Penting Dalam Menentukan Rentang Pengawasan

PENGERTIAN PENYUSUNAN ORGANISASI 

Penyusunan organisasi adalah suatu proses untuk menciptakan struktur kerangka organisasi yang menunjukkan segenap tugas dan kedudukan masing-masing peserta secara jelas baik batas-batas dan tugas dan tanggung jawabnya maupun hubungan-hubungannya satu sama lain dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Proses itu adalah kegiatan yang beruntun dalam arti atau kalau kegiatan yang satu selesai maka akan disusul oleh kegiatan yang lain sampai selesai.

ilustrasi rapat pada sebagai bentuk evaluasi manajemen organisasi | credit: www.freepik.com

Struktur yang disusun secara jelas dan tegas ini disebut organisasi formal. Berikut ini akan dibahas proses penyusunan organisasi yang terdiri dari tiga langkah pokok tersebut, yaitu:

1. Pembentukan departemen atau unit (bagian) organisasi
2. Pendelegasian wewenang
3. Penentuan rentangan pengendalian atau pengawasan dan koordinasi.

HAL-HAL PENTING DALAM PROSES DEPARTEMENTASI

Berikut adalah hal-hal yang penting diperhatikan dalam departementasi dengan maksud bahwa diadakannya departementasi ini ialah supaya kegiatan-kegiatan yang ditunaikan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi dapat terlaksana dengan efisien.

Oleh sebab itu, dalam membantu departementasi ini ada beberapa hal yang perlu dipedomani dan diperhatikan yaitu:

• Mengambil manfaat dari spesialisasi
• Memudahkan pengendalian
• Membantu dalam pengkoordinasian tugas
• Menjamin adanya perhatian yang cukup
• Mengenal keadaan setempat
• Menekan pembiayaan

PERISTIWA ORGANISASI PADA PROSES PENDELEGASIAN WEWENANG

Proses pendelegasian wewenang dari atasan kepada bawahannya menurut Newman (W. H. Newman, 1963) ada tiga peristiwa yang terjadi sekaligus, yaitu sebagai berikut.

1. Menunjukkan atau memberikan tugas-tugas tertentu untuk dikelola oleh bawahan
2. Memberi izin kepada bawahan untuk membuat perjanjian, menggunakan sumber-sumber yang tersedia dan mengambil keputusan dan tindakan tertentu dalam batas tugas yang telah didelegasikan kepadanya (zone of acceptance)
3. Menciptakan tanggung jawab (responsibility) bagi setiap bawahan yang menerima pendelegasian terhadap atasannya untuk melaksanakan tugas tersebut dengan memuaskan

CONTOH KASUS DELEGASI WEWENANG PADA MANAJEMEN ORGANISASI

Contoh: seorang atasan melimpahkan wewenang kepada bawahannya untuk mengelola urusan pembelian alat-alat kantor. Hal ini berarti pula bahwa dia diperbolehkan untuk menyeleksi dan memilih rekanan-rekanan yang mendaftarkan dirinya, memutuskan rekanan mana yang dipilih, mengadakan perjanjian pembelian dengan rekanan tersebut, menggunakan sejumlah dana dan alat perlengkapan untuk bekerja.

Semenjak tugas itu didelegasikan kepadanya maka timbullah kewajiban untuk mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas tersebut kepada atasannya. Tetapi, walaupun tugas tersebut telah didelegasikan kepada bawahan, namun atasan tidak berarti lepas dari pertanggungjawaban. Dia tetap bertanggung jawab karena tanggung jawab terakhir tidak dapat didelegasikan.

HAL-HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM MENENTUKAN RENTANG PENGAWASAN

The Liang Gie telah memetik pendapat Mary Chusing Nile yang mengatakan bahwa ada lima faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan luas rentang pengawasan, yaitu sebagai berikut.

1. Hal-hal yang Berhubungan dengan Rencana Organisasi
2. Jalinan Hubungan di Antara Orang-orang dan Pekerjaan yang Harus Dikendalikan
3. Kemampuan Orang dalam Organisasi yang Bersangkutan, Baik Atasan maupun Bawahan
4. Corak dan Ragam Pekerjaan
5. Kestabilan Organisasi dan Pejabat-pejabatnya